「6 オフィス時々ノマド」のエントリでもちょっと触れましたが、一人で仕事を進めていくうえでITは不可欠な要素です。自分の体は一つしかないので、いくつかの案件やプロジェクトにかかわるのであれば、ネットには常に居るけれど実際にはそのときに最も優先度の高いところに居る、という状態をキープしていることが必要になります。
まずメールアドレスですが、これは自社独自ドメインのメールアドレスを使うのが最も良いと思います。バックアップやフィルタ機能を使うためにGmailアカウントはあった方が良いと思いますが、Gmailがメインのメールアドレスである、という状態は望ましくありません。理由はいくつかありますが、長くなるので省略します。Gmailは便利ですが「あなたの唯一のビジネス用メールアカウント」にすべきではありません。
PC環境は、最新の状態をキャッチアップするようにしましょう。また、最近はハードの寿命が短くなっているように感じられるので特にですが、PCは複数台は必須、3台あると「まぁ、安心かな？」です。OSやアプリケーション・ソフトのバージョンは、迷わずその時点で最新のものを。例えば、仕事の資料が送られてきたとしてそのファイルが「ソフトが古いなどのこちらの都合で開けない」という状況は、もう許されないのです。パソコンを買ってくれない会社のせいにはできません。
実際のところWindowsマシンならば、Windows 7でOffice 2010くらいで十分だし、多分一番使いやすいとも思いますが、そんなことに拘泥しても仕方がないのです。古いバージョンでしか動かない社内システムなどはもう使わないのです。
もっとも、一気に3台揃えるよりは（同時期に壊れそうです）、既にあるマシンを捨てずに段階的に充実させていって、古いマシンも含めて万全の態勢にできれば良いと思います。オフィスと自宅、持ち歩き、というような感覚でも良いでしょう。
気を付けたいのは、Windowsマシンでは特にですが、古いハードで新しいOSにアップグレードしない、という点です。確実に重くなりますし、メーカーのサポートも期待できなくなります。新しいOSを使う必要性に迫られたら、新しいそのOSが搭載されているマシンを買いましょう。PCのトラブルは、時間の無駄にほかなりません。
最近のノートPCは光学ドライブがないものが多く、ソフトはプレインストールの最新版を正しく購入することが前提になっています。古いバージョンのソフトを使い回したりしても、結局、2万円くらい節約する程度（しかも、数千円のUSB光学ドライブが必要。光学ドライブは納品物などでいずれにしても必要ではありますが）なので、ビジネスで使うのですから、MS Officeなどはちゃんとライセンスを購入しましょう。
ウイルス等に備えたセキュリティ対策も同様に必須です。自分のPCが原因でクライアントに迷惑をかけるようなことは、絶対にあってはならないからです。そういったことも、すべて自己責任になります。
先日こんなことがありました。3年前に購入したPCが3年の保証期限目前でキーボードが壊れました。修理に出している間は、仕事で使えるPCは1年弱前に買った1台しかありません。「これが壊れたらまずいな」と思っていたら、案の定、液晶ディスプレイに不具合が、、、（まだ1年経ってないんですよ！）。
修理に出していたPCは直って戻ってきましたが、交換したキーボード以外は3年の保証期間が過ぎてしまっています。こんないつどうなるか分からないPCが1台だけという状態で液晶ディスプレイがおかしくなった1台を修理に出し、同時にネットで1台発注しました。
液晶ディスプレイの修理は、部品がないなどで想定した以上に時間がかかり、新規に発注したPCも中国で作って船で運ばれてくるわけでそこそこの時間がかかります（在庫があるという理由だけで量販店の店頭で変な色のPCを買いたくないのです）。ハラハラしながら納品を待ちましたが、結果的には、新しいPCが納品されるまでは3年経過したPCには新たな問題は発生せず、新しいPC納品後、さらに1週間ほどしてから液晶ディスプレイを交換したPCも戻ってきました。
Windowsマシンであっても最近は、マイクロソフト・アカウントでかなりのところまでPC間の内容を同期してくれます。ブラウザもChromeであればGoogleアカウントでほぼすべての内容が引き継がれます。メールも、ローカルのメーラーを使わなければ移行の必要はありません。かつてはローカルディスクに保存していたようなデータも、今ではすべてクラウドサービスに保存しておけるようになりました。
このように、複数のPCを使わざるを得ない状況であっても、以前に比べるとPC間のデータ移行やもろもろの設定などがかなりの部分まで不要になっており、とても楽に新しいPCを導入することができます。
IT関連では、自分でどこまでできれば良いのか、という話が常にあると思います。もちろん事業の内容にもよるのですが、下記くらいが最低ラインではないでしょうか？
・メールでのコミュニケーションが遅滞ない（電話をかけるのはやむを得ない場合のみ）
・MS Office（Word、Excel、PowerPoint）は達人である必要はないがそれなりの文書が作れる
・最低限の画像編集ができる
・クラウドサービスを利用できる
・自分でドメインを取得して自社ドメインのメール、ブログやホームページを作って運用できる
・参画するプロジェクトで使っているIT関連のツールを柔軟に受け止められる
苦手だからといって、すぐに他人に頼ってはいけません。先に挙げたようなことは、ネットで検索すればすべてが丁寧に説明されています。もっとも、元々常識がないのは、ちょっと困りますが、、、。実際に遭遇した話ですが、Windows 7のノートPCを買って以来、一回もシャットダウンせずにディスプレイの開け閉めだけで3年くらい使い続けてきた、という人がいました。フリーズが1回もなかったら驚きですが、おそらくフリーズした時には電源を落として単に再起動していたのだと思います。「動作が遅くなって困っている」と相談されたのですが、このような家電感覚で仕事の道具であるPCに接していてはダメです。いかにPCがコモディティ化していないか、という証明でもあるのですが、、、。
- 書名
- 会社をつくれば自由になれる
- 出版社
- インプレス／ミシマ社
- 著者名
- 竹田茂
- 単行本
- 232ページ
- 価格
- 1,600円（＋税）
- ISBN
- 4295003026
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